医学情報・医療情報 UMIN EPOC (エポック) - オンライン臨床研修評価システム
学生一括登録の手順

卒業予定学生のUMINへの一括登録の手順

1.一括登録の対象
今回の一括登録は、今年度卒業予定学生を対象にしております。
UMIN ID 未取得の既卒生の UMIN ID については、次年度の研修プログラムのEPOC事務局への 利用申請の際に、併せて申請をいただく予定にしております。
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2.卒業予定の学生に対する説明と同意
下記の事項について、卒業予定の学生に説明を行い、同意を得てください。
  1. 卒業予定学生のUMINへの一括登録にあたり、 提供が必要な個人情報は下記のとおりです。
    1. 漢字氏名
    2. ふりがな
    3. 生年月日 [同姓同名者の区別で利用します]
    4. 大学学部名
    ※外字は登録できませんので御本人にご確認の上、利用可能な文字をご指定ください。
  2. 登録によって取得できる UMIN ID は、オンライン卒後臨床研修評価システム(EPOC)以外のUMINのサービスもご利用可能です
    UMINは医学関連分野のための学術情報ネットワーク組織で、東京大学内にセンターが設置され、文部科学省の予算で運用されています。
    UMINの詳細については、(http://www.umin.ac.jp/umin/)をご参照願います。
  3. オンライン卒後臨床研修評価システム(EPOC)の利用にあたっては、UMIN ID の発行が必要です。
    自分の研修を行う医療機関がオンライン卒後臨床研修評価システム(EPOC)の利用を義務付けている場合には、 UMIN ID を取得していなければ当該医療機関での研修が受けられない場合があります。
  4. 自分の研修を行う医療機関がオンライン卒後臨床研修評価システム(EPOC)を利用しない場合、発行された UMIN ID は本人の申出により削除が可能です。
    ただし、削除を行いますと、UMINの他のサービスもご利用できなくなります。
  5. 自分の研修を行う医療機関がオンライン卒後臨床研修評価システム(EPOC)を利用する場合でも、研修が終了したのちは、本人の申出により削除が可能です。
    ただし、削除を行いますと、UMINの他のサービスもご利用できなくなります。
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3.表計算ソフト(エクセル等)での卒業予定者情報のUMINへの送付

下記の情報をExcelやCSV形式等でとりまとめ、一括してお送りください。

  • ご担当者所属
  • ご担当者氏名(ご担当者氏名の無いものはご返送しかねます)
  • ご担当者連絡先(Emailアドレス)(書類発送のご連絡に必要となります)
項目名記入例説明
漢字( 姓 )山田姓、名は別フィールドに分けてください。
漢字( 名 )太郎姓、名は別フィールドに分けてください。
ふりがな( 姓 )やまだ姓、名は別フィールドに分けてください。
ふりがな( 名 )たろう姓、名は別フィールドに分けてください。
生年月日1986/04/01 
大学名○○大学 
学部医学部 
※外字は登録することは出来ませんので御本人様にご確認ください。
例: CSVフォーマット(エクセル等でデータを作成した際のフォーマット形式の一種でデータの保存時に指定できます)でデータを作成した場合、テキスト表示では下記のようにデータが構成されます。
担当者所属,学生課
担当者氏名,勇明 仙汰
担当者連絡先,△△@xxxxx.ac.jp
山田,太郎,やまだ,たろう,1979/03/15,○○大学,医学部
鈴木,花子,すずき,はなこ,1980/12/22,○○大学,医学部
田中,博,たなか,ひろし,1976/06/06,○○大学,医学部
Excelのテンプレートをご用意いたしました。ぜひ、ご利用ください。
一括フォーマットのテンプレート
2018年度卒業学生一括登録テンプレート(Excel)

登録用データの送付先・送付方法

1)UMIN ID をお持ちでない方
USBメモリー等にデータを保存の上、ご郵送ください。
簡易書留 または 特定記録 のご利用をお薦めいたします。

送付先:
〒113-8655 東京都文京区本郷7-3-1
東京大学医学部附属病院内 管理研究棟4階
UMINセンター内  EPOC事務局
2)UMIN ID をお持ちの方
UMINホームページ から ファイル交換システム を利用してEPOC事務局宛にファイルを送信してください。
ファイル交換システム へアクセス後、【ファイルのアップロード】 → 【アクセス制限】 とお進みください。
指定するUMIN ID : epoc-admin
※ファイル交換システムの操作手順書
【ご注意】セキュリティ上の問題から、 ファイルを添付した電子メール送信によるご送付は、 受付ませんのでご注意ください。
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4.UMINセンターでの既存登録者との照合作業
登録処理前に登録対象者(卒業予定学生)が過去に登録済かどうか(UMIN IDを既に取得しているか)をUMINセンターでチェックいたします。
UMINへご送付いただいた登録用データについて、UMIN登録者データベースとの照合を行い、氏名、生年月日が合致した方についてはUMIN ID既登録者として新規にUMIN IDの発行は行わず、今までご利用のUMIN IDをお使い頂きます。
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5.UMINセンターでのUMIN ID発行作業と送付
送付して頂いたデータの『ふりがな』より英文字列を自動的に生成し、UMIN IDを発行致します。
※発行されたUMIN IDの文字列は利用者の手元に届いてから、ご本人の希望のUMIN IDに変更することが可能です。
発送準備完了後、担当者様にメールでご連絡いたします。
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6.UMIN IDを学生へ配布
『氏名』と新規に発行された『UMIN ID、パスワード』が記載された「UMIN ID登録完了のお知らせ」(登録1件当たりA4、1枚分) の電子化データ(PDF形式で登録件数分が1ファイルになっているもの)及び利用説明書(パスワードの更新方法他が記載された簡単な説明書) をお送りいたしますので、各施設で印刷し、学生への配布をお願い致します。
なお、既に登録済の方については、登録済のUMIN IDをご連絡いたします。